Writing a formal letter or email · ⁨Написание официального письма или электронного письма⁩ — IGCSE English · ⁨IGCSE Английский язык⁩ (0510) Revision Notes · ⁨Конспекты Writing a formal letter or email · ⁨Написание официального письма или электронного письма⁩ — IGCSE English

4.1

When to write formally · ⁨Когда писать формально⁩

Syllabus · ⁨Программа⁩

English

recognise when a task needs a formal or semi-formal response (for example, to a teacher or an event organiser)
cover the purpose, format and audience information given in the task
keep a polite, formal tone throughout

Русский

распознавайте, когда задание требует формального или полуофициального ответа (например, учителю или организатору мероприятия)
охватите информацию о цели, формате и аудитории, данную в задании
сохраняйте вежливый, формальный тон на протяжении всего текста

Source: Cambridge International syllabus · ⁨Источник: Программа Cambridge International⁩

English

The second writing task sometimes asks for a formal 正式 or semi-formal 半正式 letter or email.

Spot a formal task

A formal task is written to someone you do not know well — a head teacher 校长, a manager 经理, or an event organiser 活动组织者.
The task tells you the format 格式, the purpose 目的 and the reader. Use all three.

Keep a polite tone

Be polite 礼貌 and respectful. Do not use slang 俚语 or jokes.
Do not use short forms. Write "I am", not "I'm".

Русский

Второе задание по письму иногда требует формального正式 или полупформального半正式 письма или электронного сообщения.

Распознайте формальное задание

Формальное задание пишется человеку, которого вы плохо знаете — директору школы校长, менеджеру经理 или организатору мероприятий活动组织者.
Задание указывает вам формат格式, цель purpose и адресата. Используйте все три элемента.

Аккуратный офисный стол с компьютером, растением и настенным календарем, никто не сидит за ним — Формальное письмо читается за таким столом — кем-то, кто вас не знает и кто занят

Сохраняйте вежливый тон

Будьте вежливы礼貌 и уважительны. Не используйте сленг俚语 или шутки.
Не используйте сокращения. Пишите "I am", а не "I'm".

Три неформальные фразы превращаются в формальные: I'm writing becomes I am writing to, Guess what becomes I would like to tell you, Thanks a lot becomes I would be grateful if — Преобразование дружелюбных фраз в формальные

Формальное письмо: тщательная структура, вежливый регистр и ясная причина написания

Vocabulary · ⁨Словарь⁩ Train · ⁨Тренировать⁩

English	Русский
formal/ˈfɔːml/	формальный
semi-formal/ˈsemi ˈfɔːml/	полунеформальный стиль
head teacher/hed ˈtiːtʃə/	директор школы
manager/ˈmænɪdʒə/	менеджером (manager)
event organiser/ɪˈvent ˈɔːɡənaɪzə/	организатор мероприятий
format/ˈfɔːmæt/	формат
purpose/ˈpɜːpəs/	цель
polite/pəˈlaɪt/	вежливый
slang/slæŋ/	жаргон

4.2

Building a formal letter or email · ⁨Составление формального письма или электронного сообщения⁩

Syllabus · ⁨Программа⁩

English

open and close a formal letter or email appropriately (for example: Dear … / Yours sincerely …)
organise your points into clear paragraphs with a beginning, middle and end
use formal language and avoid contractions and slang

Русский

правильно начинайте и заканчивайте официальное письмо или электронное письмо (например: Dear … / Yours sincerely …)
организуйте свои пункты в четкие абзацы с началом, серединой и концом
используйте формальный язык и избегайте сокращений и сленга

Source: Cambridge International syllabus · ⁨Источник: Программа Cambridge International⁩

English

A formal letter follows a clear order.

Opening and closing

Open with Dear Sir/Madam, or Dear Mr Lee,
If you start with a name, close with Yours sincerely,. If you start with Sir/Madam, close with Yours faithfully,.

Clear paragraphs

First paragraph: say why you are writing.
Middle paragraphs: give your points, one idea in each.
Last paragraph: say what you would like to happen next.

Formal language

Use formal phrases: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Keep sentences clear and complete. Check your grammar and spelling.

A model formal letter

See how a polite, complete opening sets the right tone.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Notice the Dear Sir or Madam / Yours faithfully pair, the clear first line stating the purpose, the polite request, and the complete sentences with no short forms.

Русский

Формальное письмо следует четкой последовательности.

Формальное письмо с подписями: первый абзац объясняет, почему вы пишете, средние абзацы содержат по одному пункту, конец указывает желаемые действия, а рамка показывает, что Dear Sir or Madam сочетается с Yours faithfully, а Dear Mr Lee — с Yours sincerely — Структура формального письма — и приветствие определяет способ прощания

Открытие и закрытие

Начинайте с Dear Sir/Madam, или Dear Mr Lee,
Если вы начинаете с имени, заканчивайте Yours sincerely,. Если вы начинаете с Sir/Madam, заканчивайте Yours faithfully,.

Ясные абзацы

Первый абзац: скажите, зачем вы пишете.
Средние абзацы: излагайте свои аргументы, одна мысль в каждом.
Последний абзац: скажите, чего бы вы хотели добиться дальше.

Формальная лексика

Используйте формальные фразы: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Держите предложения ясными и полными. Проверяйте грамматику и орфографию.

Образец формального письма

Посмотрите, как вежливое и полное начало задает правильный тон.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Заметьте пару Dear Sir or Madam / Yours faithfully, ясную первую строку с указанием цели, вежливую просьбу и полные предложения без сокращений.

Vocabulary · ⁨Словарь⁩ Train · ⁨Тренировать⁩

English	Русский
grateful/ˈɡreɪtfl/	благодарный

Watch lesson · ⁨Смотреть урок⁩

4.2

Exam tips · ⁨Советы для экзамена⁩

English

Match the greeting to the ending: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Say why you are writing in the first line: "I am writing to apply for…" saves words and sounds formal.
Do not use short forms: write "I am" and "do not", never "I'm" or "don't".
One paragraph per point, and end by naming the action you hope for: "I would be grateful if…".
Stay polite even in a complaint: "I was disappointed to find…" wins marks; "This is terrible!" loses the tone.

Русский

Совмещайте приветствие с завершением: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Укажите причину написания в первой строке: "I am writing to apply for…" экономит слова и звучит формально.
Не используйте сокращения: пишите "I am" и "do not", никогда "I'm" или "don't".
Один абзац на каждый пункт, и заканчивайте названием ожидаемого действия: "I would be grateful if…"
Оствайтесь вежливым даже в жалобе: "I was disappointed to find…" приносит баллы; "This is terrible!" разрушает тон.