Writing a formal letter or email · ⁨Menulis surat atau email formal⁩ — IGCSE English · ⁨Bahasa Inggris IGCSE⁩ (0510) Revision Notes · ⁨Catatan Revisi Writing a formal letter or email · ⁨Menulis surat atau email formal⁩ — IGCSE English

4.1

When to write formally · ⁨Kapan harus menulis secara formal⁩

Syllabus · ⁨Silabus⁩

English

recognise when a task needs a formal or semi-formal response (for example, to a teacher or an event organiser)
cover the purpose, format and audience information given in the task
keep a polite, formal tone throughout

Bahasa Indonesia

kenali kapan tugas membutuhkan respons formal atau semi-formal (misalnya, kepada guru atau penyelenggara acara)
cakup informasi tujuan, format dan audiens yang diberikan dalam tugas
pertahankan nada yang sopan dan formal sepanjang waktu

Source: Cambridge International syllabus · ⁨Sumber: Silabus Cambridge International⁩

English

The second writing task sometimes asks for a formal 正式 or semi-formal 半正式 letter or email.

Spot a formal task

A formal task is written to someone you do not know well — a head teacher 校长, a manager 经理, or an event organiser 活动组织者.
The task tells you the format 格式, the purpose 目的 and the reader. Use all three.

Keep a polite tone

Be polite 礼貌 and respectful. Do not use slang 俚语 or jokes.
Do not use short forms. Write "I am", not "I'm".

Bahasa Indonesia

Tugas menulis kedua terkadang meminta surat atau email formal 正式 atau semi-formal 半正式.

Kenali tugas formal

Tugas formal ditujukan kepada seseorang yang tidak kamu kenal dengan baik — kepala sekolah 校长, manajer 经理, atau penyelenggara acara 活动组织者.
Tugas tersebut memberi tahu kamu tentang format 格式, tujuan 目的, dan pembaca. Gunakan ketiga hal ini.

Meja kantor yang rapi dengan komputer, tanaman, dan kalender dinding, tanpa orang yang duduk di sana — Surat formal dibaca di meja kerja seperti ini — oleh seseorang yang tidak mengenalmu, dan yang sibuk

Jaga nada sopan

Bersikaplah sopan 礼貌 dan hormat. Jangan gunakan bahasa slang 俚语 atau lelucon.
Jangan gunakan bentuk singkat. Tulis "I am", bukan "I'm".

Tiga ungkapan informal berubah menjadi formal: I'm writing menjadi I am writing to, Guess what menjadi I would like to tell you, Thanks a lot menjadi I would be grateful if — Mengubah frasa ramah menjadi frasa formal

Sebuah surat formal: struktur yang teliti, register yang sopan, dan alasan yang jelas untuk menulis

Vocabulary · ⁨Kosa kata⁩ Train · ⁨Latih⁩

English	Bahasa Indonesia
formal/ˈfɔːml/	formal
semi-formal/ˈsemi ˈfɔːml/	semi-formal
head teacher/hed ˈtiːtʃə/	kepala sekolah
manager/ˈmænɪdʒə/	pengurus
event organiser/ɪˈvent ˈɔːɡənaɪzə/	penyelenggara acara
format/ˈfɔːmæt/	format
purpose/ˈpɜːpəs/	tujuan
polite/pəˈlaɪt/	sopan
slang/slæŋ/	slang

4.2

Building a formal letter or email · ⁨Menulis surat atau email formal⁩

Syllabus · ⁨Silabus⁩

English

open and close a formal letter or email appropriately (for example: Dear … / Yours sincerely …)
organise your points into clear paragraphs with a beginning, middle and end
use formal language and avoid contractions and slang

Bahasa Indonesia

buka dan tutup surat atau email formal dengan tepat (misalnya: Dear … / Yours sincerely …)
organisasi poin-poin Anda menjadi paragraf yang jelas dengan awal, tengah dan akhir
gunakan bahasa formal dan hindari kontraksi dan slang

Source: Cambridge International syllabus · ⁨Sumber: Silabus Cambridge International⁩

English

A formal letter follows a clear order.

Opening and closing

Open with Dear Sir/Madam, or Dear Mr Lee,
If you start with a name, close with Yours sincerely,. If you start with Sir/Madam, close with Yours faithfully,.

Clear paragraphs

First paragraph: say why you are writing.
Middle paragraphs: give your points, one idea in each.
Last paragraph: say what you would like to happen next.

Formal language

Use formal phrases: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Keep sentences clear and complete. Check your grammar and spelling.

A model formal letter

See how a polite, complete opening sets the right tone.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Notice the Dear Sir or Madam / Yours faithfully pair, the clear first line stating the purpose, the polite request, and the complete sentences with no short forms.

Bahasa Indonesia

Surat formal mengikuti urutan yang jelas.

Surat formal dengan label: paragraf pertama menjelaskan alasan penulisan, paragraf tengah memberikan satu poin per bagian, bagian akhir menyatakan hal yang diinginkan, dan kotak menunjukkan bahwa Dear Sir or Madam berpasangan dengan Yours faithfully sementara Dear Mr Lee berpasangan dengan Yours sincerely — Bentuk surat formal - dan sapaan menentukan cara penutup

Pembukaan dan Penutup

Buka dengan Dear Sir/Madam, atau Dear Mr Lee,
Jika Anda dimulai dengan nama, tutup dengan Yours sincerely,. Jika Anda dimulai dengan Sir/Madam, tutup dengan Yours faithfully,.

Paragraf yang Jelas

Paragraf pertama: jelaskan mengapa Anda menulis.
Paragraf tengah: sampaikan poin-poin Anda, satu ide dalam setiap paragraf.
Paragraf terakhir: sebutkan apa yang ingin Anda lihat terjadi selanjutnya.

Bahasa Formal

Gunakan frasa formal: I would like to…, I am writing to…, I would be grateful 感激 if…
Jaga agar kalimat tetap jelas dan lengkap. Periksa tata bahasa dan ejaan Anda.

Contoh Surat Formal

Lihat bagaimana pembukaan yang sopan dan lengkap menetapkan nada yang tepat.

Dear Sir or Madam,

I am writing to suggest an improvement to the town library. At present it closes at five o'clock, which is too early for students who finish school at four. I would be grateful if the council could consider opening it until seven in the evening on weekdays.

Thank you for taking the time to read my letter.

Yours faithfully, J. Chen

Perhatikan pasangan Dear Sir or Madam / Yours faithfully, baris pertama yang jelas menyatakan tujuan, permintaan yang sopan, serta kalimat-kalimat lengkap tanpa singkatan.

Vocabulary · ⁨Kosa kata⁩ Train · ⁨Latih⁩

English	Bahasa Indonesia
grateful/ˈɡreɪtfl/	bersyukur

Watch lesson · ⁨Tonton pelajaran⁩

4.2

Exam tips · ⁨Tips ujian⁩

English

Match the greeting to the ending: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Say why you are writing in the first line: "I am writing to apply for…" saves words and sounds formal.
Do not use short forms: write "I am" and "do not", never "I'm" or "don't".
One paragraph per point, and end by naming the action you hope for: "I would be grateful if…".
Stay polite even in a complaint: "I was disappointed to find…" wins marks; "This is terrible!" loses the tone.

Bahasa Indonesia

Cocokkan salam dengan penutup: Dear Mr Lee → Yours sincerely; Dear Sir or Madam → Yours faithfully.
Ucapkan alasan menulis di baris pertama: "I am writing to apply for…" menghemat kata dan terdengar formal.
Jangan gunakan bentuk singkat: tulis "I am" dan "do not", jangan pernah "I'm" atau "don't".
Satu paragraf per poin, dan akhiri dengan menyebutkan tindakan yang Anda harapkan: "I would be grateful if…".
Tetap sopan bahkan dalam keluhan: "I was disappointed to find…" mendapat nilai; "This is terrible!" kehilangan nada yang tepat.