Quản lý vận hành

Vận hành là phần của doanh nghiệp tạo ra sản phẩm. Quản trị vận hành là nhiệm vụ biến đầu vào thành đầu ra hiệu quả.

Đây là quy trình chuyển đổi:

• đầu vào — nguyên liệu thô, lao động, máy móc và tiền tệ.
• quy trình — công việc biến đổi đầu vào.
• đầu ra — hàng hóa và dịch vụ hoàn thiện cho khách hàng.

Vận hành tốt tạo ra giá trị: đầu ra có giá trị hơn tổng đầu vào dùng để sản xuất nó. Sử dụng hiệu quả nguyên liệu thô (vật liệu cơ bản mà doanh nghiệp bắt đầu với) là một phần quan trọng của điều này.

Năng suất đo lường lượng đầu ra bạn thu được từ đầu vào của mình:

Hiệu quả nghĩa là sản xuất hàng hóa với lượng lãng phí thời gian, vật liệu và tiền tệ ít nhất có thể. Năng suất và hiệu quả cao hơn làm giảm chi phí mỗi đơn vị, do đó doanh nghiệp có thể bán giá thấp hơn hoặc kiếm lợi nhuận nhiều hơn.

Ví dụ minh họa. Một nhà máy với $20$ công nhân sản xuất $800$ đơn vị trong một ngày. Tìm năng suất mỗi công nhân.

Nếu đào tạo nâng sản lượng lên $1000$ đơn vị với cùng $20$ công nhân, năng suất sẽ tăng lên $50$ đơn vị mỗi người — cùng mức chi phí nhân sự nay được chia đều trên nhiều đơn vị hơn, nên mỗi đơn vị rẻ hơn để sản xuất.

• một vận hành phụ thuộc vốn chủ yếu sử dụng máy móc (ví dụ: nhà máy ô tô). Nó có chi phí thiết lập cao nhưng chi phí mỗi đơn vị thấp, phù hợp cho sản lượng lớn.
• một vận hành phụ thuộc lao động chủ yếu sử dụng con người (ví dụ: tiệm cắt tóc). Nó linh hoạt và tốt cho dịch vụ cá nhân, nhưng chất lượng có thể dao động.

Doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức sản xuất phù hợp với sản phẩm và nhu cầu của mình.

Sản xuất đơn lẻ linh hoạt nhưng có chi phí cao cho mỗi đơn vị. Sản xuất theo dây chuyền có chi phí đơn vị thấp nhưng cần nhu cầu ổn định và lớn.

Bền vững có nghĩa là đáp ứng nhu cầu hiện tại mà không gây hại cho tương lai hoặc hành tinh. Hoạt động bền vững giảm thiểu chất thải, tiết kiệm năng lượng, tái chế và sử dụng vật liệu có thể thay thế.

Công nghệ được sử dụng rộng rãi trong hoạt động. Tự động hóa (máy móc và robot thực hiện các tác vụ) tăng sản lượng, cải thiện chất lượng và giảm chi phí, nhưng có chi phí thiết lập cao và có thể thay thế việc làm.

Tồn kho (hàng tồn kho) là hàng hóa mà doanh nghiệp nắm giữ: nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm chờ bán.

Doanh nghiệp giữ tồn kho để duy trì sản xuất và đáp ứng đơn hàng của khách hàng nhanh chóng. Tuy nhiên, việc giữ tồn kho có chi phí:

• chi phí lưu kho — lưu trữ, bảo hiểm và tiền bị khóa trong hàng tồn kho.
• rủi ro hàng hóa hết hạn hoặc bị hư hỏng.

Giữ quá ít tồn kho cũng là rủi ro: doanh nghiệp có thể hết hàng và mất doanh thu.

Một biểu đồ kiểm soát tồn kho cho thấy cách tồn kho tăng khi có đơn đặt hàng và giảm khi được sử dụng. Các thuật ngữ chính:

• mức đặt hàng lại — mức tồn kho tại đó một đơn đặt hàng mới được đặt.
• thời gian giao hàng — thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc nhận hàng.
• tồn kho dự phòng — mức "an toàn" tối thiểu được giữ lại trong trường hợp chậm trễ hoặc nhu cầu tăng thêm.
• tồn kho tối đa — mức tồn kho nhiều nhất mà doanh nghiệp muốn giữ.

Có hai cách chính để quản lý hàng tồn kho.

• just-in-time (JIT) — hàng chỉ đến đúng lúc cần thiết, nên hầu như không giữ tồn kho. Điều này giảm chi phí lưu kho và chất thải, nhưng nếu giao hàng muộn có thể làm gián đoạn sản xuất.
• just-in-case — giữ thêm hàng tồn kho để phòng ngừa sự cố. Điều này an toàn hơn nhưng tốn kém hơn để lưu kho.

Công suất là lượng tối đa mà doanh nghiệp có thể sản xuất với nguồn lực hiện tại. Mức sử dụng công suất cho biết bao nhiêu phần trăm công suất đó đang được sử dụng:

• dưới mức sử dụng (con số thấp) có nghĩa là nguồn lực bị bỏ trống, do đó chi phí cố định phân bổ cho mỗi đơn vị là cao.
• vượt mức sử dụng (gần 100%) không còn thời gian để sửa chữa, có thể làm nhân viên mệt mỏi và có thể làm giảm chất lượng.

Hầu hết các doanh nghiệp hướng tới mức độ cao nhưng không phải tối đa, khoảng 85–90%.

Ví dụ minh họa. Một nhà máy có thể sản xuất $5000$ đơn vị mỗi tuần nhưng hiện đang sản xuất $4000$. Hãy tính mức sử dụng công suất của nó.

Điều này để lại $20\%$ dư thừa. Nhận được đơn hàng cho thêm $500$ đơn vị mỗi tuần sẽ nâng mức sử dụng lên $90\%$, phân bổ chi phí cố định qua nhiều đơn vị hơn mà không cần máy móc mới.

Thuê ngoài có nghĩa là trả tiền cho một doanh nghiệp khác (nhà cung cấp) để thực hiện công việc mà trước đây doanh nghiệp tự làm, chẳng hạn như vệ sinh, IT hoặc sản xuất linh kiện.

Lợi ích: có thể rẻ hơn, giúp doanh nghiệp tập trung vào những gì họ giỏi nhất, và tăng tính linh hoạt. Nhược điểm: ít kiểm soát hơn về chất lượng, có thể có sai lệch, và rủi ro chia sẻ bí mật với một doanh nghiệp khác.

• Tính toán mức sử dụng công suất và năng suất; mức sử dụng cao phân bổ chi phí cố định nhưng không để lại dư địa cho sự cố hỏng hóc hoặc đơn hàng mới.
• Đọc biểu đồ kiểm soát tồn kho (mức đặt hàng lại, thời gian giao hàng, tồn kho dự phòng, tồn kho tối đa).
• So sánh JIT so với JIC (chi phí lưu kho thấp nhưng rủi ro giao hàng vs an ninh nguồn cung nhưng chi phí cao hơn).
• Gán phương pháp sản xuất (đơn lẻ, lô, dây chuyền) phù hợp với sản phẩm và quy mô đơn hàng.